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FAQ Mode opératoire (For English version see below)

Accueil :

  • Laurence Mary - laurence.mary@utbm.fr, bureau F113, 1er étage

Tel : 03 84 58 36 00

  • Silviya Nikolova - silviya.nikolova@utbm.fr, bureau F112, 1er étage

Tel : 03 84 58 36 02

Gestionnaires :

  • Sophie Granon – sophie.granon@femto-st.fr

Tel : 03 81 66 64 98

  • Bruno Riccio – bruno.riccio@femto-st.fr ou riccio@utbm.fr

bureau F105, 1er étage

Tel : 03 84 58 36 43

  • Laurence Mary – laurence.mary@utbm.fr, bureau F113, 1er étage

Tel : 03 84 58 36 00

Assistant Prévention

  • Xavier François – francois@utbm.fr, bureau F 005, rez-de-chaussée

Tel : 03 84 58 36 39

La plateforme Hydrogène Energie hébergée au sein du bâtiment F de l’UTBM accueille des personnels appartenant à différentes tutelles et laboratoires de recherche (UTBM, UFC, UBFC, CNRS, Université Gustave Eiffel, H2SYS…).

Les informations ci-dessous vous renseigne sur les principales modalités pratiques.

Toute nouvelle arrivée d’une personne hébergée au sein de la plateforme Hydrogène Energieen doit faire l’objet d’une demande d’accueil. Il convient d’initier cette demande en concertation avec les gestionnaires (doctorants de l'UTBM doivent contacter Caroline Delamarche

qui initiera leur procédure d'accueil).

Une fois la procédure d’accueil validée (la durée de traitement pouvant prendre jusqu’à deux mois suite au classement du bâtiment en zone à régime restrictif – ZRR) la personne sera accueillie au secrétariat et se verra remettre une clef de bureau ainsi qu’un badge d’accès et un casier à courrier.

Le responsable du projet doit s’assurer au préalable d’une place et un PC disponibles auprès de gestionnaire avant de commencer la demande d’accueil.

Une prise de connaissance du règlement intérieur en vigueur au sein de la plateforme par la personne accueillie sera demandée.

Un questionnaire attestant de la bonne prise en compte des moyens à disposition et des règles de sécurité à tenir sera ensuite transmis.

Toute personne quittant définitivement la plateforme Hydrogène Energie devra restituer les éléments qui lui auront été confiés (clé, badge d’accès, équipement informatique, leurs données et du travail produit).

Les horaires d’accès sont les suivants : du lundi au vendredi de 7h30 à 20h et le samedi de 7h30 à 13h.

Toute personne extérieure à la structure doit obligatoirement s’identifier dans le registre visiteurs - QRcode à flasher à l’entrée du bâtiment - https://www.utbm.fr/registrevisiteur et ne doit en aucun cas être laissée seule ! Le port du badge professionnel visible est préconisé dans le bâtiment.

Deux périodes de fermeture sont à noter :

- Vacances de Noël (15 jours)

- Vacances d’été (3 semaines)

Des parkings publics se trouvent de part et d’autre de la plateforme et un parking privé est accessible par badge par la rue de l’étang à l’arrière du bâtiment F.

Pour des questions de sécurité, il est obligatoire de se garer en bataille en marche arrière sur les emplacements matérialisés.

Des places sont réservées aux PMR et aux véhicules électriques, il est demandé de respecter ces emplacements.

Des identifiants sont attribués une fois la demande d’accueil définitivement validée.

Il sera possible de se connecter sur Mon espace, sélectionner « Mon Profil UTBM »

Pour les personnels de FEMTO-ST, l'activation de leur compte informatique FEMTO-ST est également nécessaire pour accéder aux services liés à cette structure. 

Contact auprès de Isabelle CHRISTEN : Tél. : 03 84 57 82 00.

En cas de dysfonctionnement (problème de connexion, emails), un ticket pourra être créé dans l’espace UTBM (Assistance informatique) : https://monespace.utbm.fr/render.userLayoutRootNode.uP?uP_sparam=activeTab&activeTab=5&uP_root=u20l1n16

Une fois le compte informatique activé les hébergés doivent procéder à l'activation de leur compte Izly (pour pouvoir utiliser les imprimantes dans le bâtiment) comme suit:

https://mon-espace.izly.fr

Un badge d’accès personnalisé sera remis à l’accueil du bâtiment une fois le dossier d’accueil validé, ce badge permettra ainsi d’accéder à la plateforme.

Au préalable une photo d’identité sera demandée.

Tout déplacement professionnel quel que soit son établissement de tutelle doit faire l’objet d’un ordre de mission avant de se déplacer.

Au retour de la mission un état de frais est à renseigner également, document qui doit être accompagné des justificatifs originaux liés à la mission (voir rubrique "Missions").

Tout achat doit faire l’objet au préalable d’une demande de devis et d’un bon de commande qui permettra d’identifier la prise en charge financière avec le responsable concerné (voir rubrique "Achats").

De même, toute demande de congés doit recevoir au préalable l’approbation du supérieur hiérarchique et faire l’objet d’une fiche d’absence à compléter et à faire signer.

Guides et formulaires de l'agent mission (UFC, UTBM, UBFC, CNRS, ENS2M, ED SPIM)  disponible ici

Vous pouvez retrouver les guides des missions sur l'intranet Femto ST (avec vos identifiant et mot de passe Femto ST) :

https://extranet.femto-st.fr/intranet/SitePages/Accueil.aspx

Ci-dessous la nouvelle procédure de la chaîne des dépenses :

https://www.fclab.fr/wp-content/uploads/2022/07/Process-Depenses-Commandes-et-missions-1-2.xlsx

Il y a 4 tutelles à l'institut FEMTO-ST : l'UFC, l'UTBM, le CNRS et l'UBFC.

Voici la procédure à respecter :

 - faire une Demande d'Achat 

 - faire un ticket obligatoirement pour toute demande (bons de commande, missions, bilans)

-  joindre signés un devis, une offre commerciale, ou un "panier en ligne" pour toutes vos commandes.

Voici le lien pour faire vos tickets pour tout le Département Energie :

https://tickets.femto-st.fr/front/selectEntity.php

puis "GESTION"

Pour vos droits à congés et absences - personnels UFC, UBFC, CNRS, ENSMM :

Pour les personnels UTBM :

Les courriers professionnels peuvent être déposés directement dans le casier à courrier départ situé dans l’espace dédié.

Les courriers personnels doivent être déjà affranchis.

Réception et départ courrier : les lundis, mercredis, vendredis.

Lieu : Accueil de l’UTBM – bâtiment I.

Les correspondances doivent être libellées conformément à l’adresse postale suivante :

UTBM – mention du service ou du laboratoire – nom de de la personne – code postal de l’établissement hébergeur : 90010 – Ville : BELFORT Cedex

La réception des colis classiques est effectuée à l’accueil du site de Belfort, bâtiment I du lundi au vendredi aux heures ouvrables de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 16h30.

Un message est adressé par l’agent d’accueil pour informer le destinataire de la réception d’un colis.

Pour les marchandises volumineuses, il peut être indiqué au transporteur l’adresse géographique du bâtiment F : Plate-forme Pile à Combustible - 2 rue Edouard Belin - 90000 BELFORT

Toute livraison de marchandise dangereuse doit être préparée avec l’assistant de prévention du bâtiment, Xavier François ou avec le conseiller de prévention de l’établissement hébergeur Virginie Breuillard afin de garantir la sécurité des opérations.

Le protocole de sécurité simplifié INSHSE022 doit être signé par tout livreur amené à effectuer une opération nécessitant une manutention lourde et un temps important de présence sur site.

Le document se trouve dans une pochette affichée au mur dans le hall d’entrée côté parking.

La salle de réunion F206 au 2ème étage est à la disposition de tous les personnels et peut accueillir une vingtaine de personnes en mode réunion et jusqu’à 50 personnes en mode conférence.

Cette salle est équipée d’un vidéoprojecteur et d’un poste d’audioconférence.

Deux petites salles de réunion sont aussi disponibles en F249 et F250 d’une capacité d’accueil de 8 personnes maximum.  Les clés peuvent être récupérées auprès de Laurence ou Silviya de secrétariat.

Les réservations des salles sont possibles directement dans l’agenda de votre messagerie UTBM en indiquant F206, F249 ou F250 dans « Endroit » lors de la création d’un nouveau rendez-vous (le document expliquant la procédure est disponible ici)

Après chaque réunion les clés doivent être retournées au secrétariat.

Les documents qualité, recherche, prestation, gestion du matériel, etc, se situent sur le système documentaire hébergé sur le cloud FEMTO-ST. L’accès est à demander à la responsable qualité Emmanuelle ARCENS emmanuelle.arcens@utbm.fr .
Ainsi, pour planifier l’usage d’un matériel (charge électronique, enceinte thermique …) ou d’un banc d’essais PAC, utilisez l’outil de réservation à l’adresse https://booked.femto-st.fr/Web .

Pour accéder au planning vous devez activer votre compte FEMTO-ST si vous êtes membre de ce laboratoire ou demander les droits à la direction de FCLAB si ce n'est pas le cas.

Pour le mode opératoire pour réserver son matériel et bancs d'essais via Femto cliquez ici

ainsi que le lien pour y accéder ci-dessous,

https://booked.femto-st.fr/Web

Si vous avez des questions concernant la réservation contactez : Violaine Hell : violaine.hell@femto-st.fr

En cas de questionnements plus spécifiques vos contacts se tiennent à disposition.